Cada viernes, las cinco promotoras de una fundación mandan al grupo de WhatsApp la foto de su planilla de asistencia. La coordinadora las descarga, las abre una a una, transcribe los nombres a una hoja de cálculo y, cuando la foto salió movida, llama a la promotora para preguntarle qué dice la tercera fila. Le toma la mañana del lunes. Cuando el financiador pide el dato de asistencia acumulada, la hoja tiene celdas vacías de las semanas en que la coordinadora estuvo de vacaciones. Y en el grupo, entre las fotos de planillas, hay también fotos de niños, nombres completos y, alguna vez, un diagnóstico médico que una madre contó a una promotora y esta reenvió «para que quede constancia».
Esa fundación no tiene un problema de tecnología. Tiene WhatsApp, que es lo que tiene todo el mundo. Según el Perfil Digital del Sector Social 2024, de Propel y 60 Decibels, el 96 % de las organizaciones sociales de la región usa redes sociales y el 95 % usa herramientas de comunicación interna, pero solo el 21 % usa herramientas de manejo de datos. La brecha no está en el canal sino en lo que pasa con la información después de que llega.
Nosotros no creemos que haya que sacar a WhatsApp del trabajo de campo. Creemos que hay que ponerle reglas.
Qué sí y qué no por WhatsApp
WhatsApp sirve bien para tres cosas: avisar (una visita se canceló, el transporte llega tarde), confirmar (un dato cerrado, una cifra de asistencia) y reportar con estructura (un formulario corto que la promotora llena desde el teléfono). Sirve mal para todo lo que necesite buscarse después, compararse entre semanas o auditarse.
Y hay cosas que no deberían pasar por ahí nunca. Datos sensibles de participantes: salud, orientación sexual, pertenencia étnica, condición de víctima, situación judicial. Datos de niños, niñas y adolescentes con nombre y rostro. Documentos de identidad fotografiados. La Ley 1581 de 2012 y su Decreto 1377 de 2013 establecen que el tratamiento de datos personales en Colombia exige autorización previa e informada del titular, una finalidad definida y medidas de seguridad proporcionales; para los datos sensibles y los de menores de edad, las exigencias son mayores. Un grupo de WhatsApp con veinte personas, donde cualquiera puede reenviar lo que ve, no cumple con nada de eso.
La regla práctica que usamos es sencilla: por WhatsApp viaja el dato agregado o el dato operativo, nunca el dato sensible identificado. «Hoy asistieron 14 personas al taller de la vereda» sí. «Doña Marta no vino porque está en tratamiento por…» no. Si el equipo necesita registrar algo así, va por otro canal, con acceso restringido y con la autorización de la persona.
Formularios y bots simples
La mejora más barata que conocemos es reemplazar la foto de la planilla por un formulario. Un formulario de Google o de otra herramienta gratuita, con cinco preguntas, que se abre desde un enlace fijado en el grupo y se llena desde el teléfono en dos minutos. La respuesta cae directamente en una hoja de cálculo, con fecha y hora, sin que nadie transcriba.
Las cinco preguntas tienen que ser las que de verdad se usan: fecha, lugar, número de asistentes, actividad realizada y una casilla de novedades. Si el formulario tiene veinte campos, las promotoras dejarán de llenarlo en la tercera semana. Lo que no se usa para decidir no se pregunta, como explicamos en /blog/indicadores-de-impacto-linea-base-metas/.
Un paso más adelante están los bots: un número de WhatsApp que recibe mensajes con una estructura fija y los guarda. El informe de Propel y 60 Decibels recoge el caso de Bive, una organización colombiana de salud rural que integró un chatbot para comunicarse con sus participantes y envía SMS en las zonas sin conectividad. No hace falta llegar ahí para empezar; pero sirve saber que el camino existe y que lo han recorrido organizaciones del país.
Un ejemplo. Una corporación de 11 personas que acompaña procesos de soberanía alimentaria en el Magdalena Medio reemplazó las fotos de planillas por un formulario de seis campos. Lo que cambió no fue solo el tiempo de la coordinadora (pasó de una mañana a veinte minutos de revisión). Cambió lo que podían ver: por primera vez tuvieron asistencia por vereda y por semana en una tabla, y descubrieron que en dos veredas la asistencia caía a la mitad en época de cosecha. Ajustaron el calendario. Ese dato llevaba tres años en las fotos y nadie podía leerlo.
Consentimiento
Que el formulario sea digital no cambia la obligación de pedir autorización. Cambia, a mejor, la posibilidad de documentarla.
Lo mínimo es que la persona sepa qué datos se recogen, para qué, quién los va a ver y cómo puede pedir que se borren. Eso cabe en un párrafo que la promotora lee en voz alta en la primera sesión y en una casilla de aceptación en la ficha de ingreso. Para menores de edad, la autorización la da la madre, el padre o quien tenga la representación legal, y debe quedar registrada.
En las comunidades donde trabajamos, lo que mejor funciona es tratar el consentimiento como parte de la conversación y no como un trámite: explicar en lenguaje llano qué va a pasar con la información, y devolver resultados a la comunidad para que vea que los datos sirvieron para algo. Una comunidad que ve el tablero construido con sus propios datos entiende mejor por qué se le pide autorización.
Dos advertencias que no son de abogado pero que cualquier abogado confirmaría: conviene que la organización tenga una política de tratamiento de datos escrita, aunque sea de dos páginas, y que la revise alguien con conocimiento jurídico. Y conviene borrar lo que ya no hace falta: las fotos de planillas de hace tres años, en los teléfonos de promotoras que ya no están en la organización, son un riesgo sin ningún beneficio.
Cómo llega al tablero
Si el formulario deja los datos en una hoja de cálculo, el tablero es el paso siguiente y no requiere programar. Herramientas gratuitas de visualización se conectan a esa hoja y muestran, actualizados, los tres o cuatro indicadores que el equipo decidió mirar: asistencia por lugar y semana, actividades realizadas frente a planeadas, novedades abiertas.
Lo que hace que un tablero sirva no es la herramienta sino dos hábitos. El primero: alguien lo mira cada semana, en un momento fijo, y hace una pregunta a partir de lo que ve. El segundo: el equipo de campo también lo ve. Cuando las promotoras saben que el formulario que llenan el viernes aparece en una pantalla el lunes, y que esa pantalla se usa para decidir dónde reforzar, la calidad del dato sube sola. Nadie llena bien un formulario que desaparece en un cajón.
Por dónde empezar
- Revisa los grupos de WhatsApp del equipo y saca de ahí cualquier dato sensible o de menores. Acuerda con el equipo la regla de «dato agregado sí, dato sensible identificado no».
- Reemplaza la planilla fotografiada por un formulario de cinco o seis campos que se llene desde el teléfono. Pruébalo con una sola promotora durante dos semanas antes de extenderlo.
- Escribe el párrafo de consentimiento, añádelo a la ficha de ingreso y pide a alguien con conocimiento jurídico que lo revise junto con una política de datos corta.
- Conecta la hoja de resultados a un tablero sencillo y fija un momento semanal, de quince minutos, para mirarlo con el equipo.
Si quieres que lo miremos juntos, una conversación de 20 minutos basta.