«Con Excel, se acumulaban y perdían las hojas de cálculo, no estaba todo en una sola nube y no teníamos la información de las personas de la organización». La frase es de Sara Cifuentes, codirectora de Tani, una organización peruana que trabaja con familias en San Juan de Lurigancho, y aparece en el Perfil Digital del Sector Social 2024 de Propel y 60 Decibels. Podría haberla dicho casi cualquier directora de una organización social en Colombia.
Las hojas de cálculo no son el problema. El problema es cuando hay doce, en cinco computadores, con columnas distintas, y nadie sabe cuál es la buena. Pasar de ahí a un tablero que muestre, en una pantalla, lo que la organización necesita ver cada mes no requiere un área de tecnología ni un presupuesto grande. Requiere un camino ordenado. Este es el que usamos en HuellaSocial, pensado para organizaciones de entre cinco y veinte personas, en seis semanas.
El error de empezar por la herramienta
Antes del plan, una advertencia. La mayoría de los intentos fallidos de tablero que hemos visto empezaron igual: alguien vio una demostración de Power BI o Looker Studio, se entusiasmó, conectó la hoja de cálculo que tenía a mano y produjo una pantalla con gráficos. A las tres semanas nadie la miraba, porque los gráficos mostraban lo que había en la hoja, no lo que el equipo necesitaba saber.
El Perfil Digital 2024 lo confirma de forma indirecta: el 68 % de las organizaciones encuestadas dice que usar datos para decidir es su máxima prioridad, pero solo el 21 % usa herramientas de gestión de datos, y entre las organizaciones principiantes el 40 % dice que le cuesta identificar las herramientas adecuadas. La herramienta no es el punto de partida. Es la consecuencia de tres decisiones anteriores: qué medir, cómo recogerlo y cómo ordenarlo.
Semana 1: definir
La primera semana no se abre ningún programa. Se reúne al equipo (toda la organización, si es pequeña) y se responde una sola pregunta: ¿qué cinco cosas necesitamos ver cada mes para tomar mejores decisiones?
No veinte. Cinco. Por cada una, se anota: qué es exactamente, de dónde sale el dato, quién lo recoge y cada cuánto. Si para alguna de las cinco no hay respuesta clara a «de dónde sale el dato», se reemplaza por otra. El resultado de la semana es una hoja de una página con cinco indicadores definidos. Es el documento más importante de todo el proceso.
Semana 2: recoger
La segunda semana se diseña el punto de entrada de los datos. Aquí la regla es una: un solo formulario por tipo de registro, que se llene en el momento en que ocurre la actividad, desde el celular si hace falta.
Para la mayoría de organizaciones, un formulario de Google o de Microsoft es suficiente. Tiene que ser corto (menos de diez preguntas), tener campos cerrados siempre que sea posible (listas desplegables en lugar de texto libre) y guardar directamente en una hoja de cálculo central. Se prueba con el equipo de campo durante la semana y se corrige lo que no funcione. Lo que no se recoge bien aquí no se arregla después con ningún gráfico.
Semana 3: ordenar
La tercera semana se construye la hoja maestra: una sola tabla donde cada fila es un registro (una sesión, una visita, una persona atendida) y cada columna es un dato. Sin celdas combinadas, sin colores que signifiquen cosas, sin totales en medio de los datos.
Esta es la semana más ingrata y la que más se salta. También es la que decide si el tablero va a funcionar. Las hojas antiguas se migran a este formato solo si los datos son confiables; si no lo son, se empieza desde cero con los registros nuevos y se guarda lo viejo como archivo. Una organización que trabaja con niños y niñas en el Atlántico descubrió en esta semana que tenía tres formas distintas de escribir el nombre de cada escuela, y que por eso sus conteos nunca cuadraban.
Semana 4: visualizar
Solo ahora se abre la herramienta. Para organizaciones pequeñas recomendamos Looker Studio, que es gratuito, se conecta directamente a hojas de cálculo de Google y permite compartir el tablero con un enlace. Power BI tiene una versión gratuita que funciona bien si la organización ya usa Microsoft. Ambas son más que suficientes.
El tablero tiene una página, con los cinco indicadores definidos en la semana 1 y nada más. Un número grande por indicador, una comparación con el mes anterior y, si aplica, un gráfico de tendencia. Se resiste la tentación de añadir filtros, mapas y colores. Lo que no estaba en la hoja de la semana 1 no entra.
Semana 5: usar
La quinta semana se hace la primera reunión mensual con el tablero abierto. Dura 45 minutos. Se recorren los cinco indicadores, se anota qué llama la atención y se toma al menos una decisión a partir de lo que se ve. Si la reunión termina sin ninguna decisión, el tablero está mostrando algo que no importa, y hay que volver a la semana 1.
Esta reunión es lo que convierte una pantalla en una herramienta de gestión. El caso de Bive, en Colombia, descrito en el mismo informe de Propel, ilustra lo que pasa cuando la digitalización se usa para ordenar la operación interna: según su director de negocios e innovación, lo que buscaban era «aumentar el orden interno de la organización y mejorar la calidad del servicio». Un tablero que no se discute no ordena nada.
Semana 6: ajustar
La sexta semana se revisa todo el camino. ¿Los cinco indicadores siguen siendo los correctos? ¿El formulario se llena a tiempo? ¿La hoja maestra se mantiene limpia? Se corrige lo que haga falta y se fija el calendario: formulario tras cada actividad, revisión de datos cada quince días, reunión mensual con el tablero.
Un ejemplo completo. Una corporación de nueve personas que da formación en oficios a jóvenes en Medellín llegó con cuatro hojas de cálculo de asistencia, una de egresados y una de empleabilidad que una voluntaria actualizaba cuando podía. En la semana 1 definieron cinco indicadores: inscritos, asistencia promedio, egresados, egresados con empleo a tres meses y satisfacción. En la semana 2 crearon dos formularios: uno de asistencia por sesión y uno de seguimiento a egresados. En la semana 3 construyeron una hoja maestra de 14 columnas. En la semana 4 montaron un tablero de una página en Looker Studio. En la semana 5 descubrieron, en su primera reunión, que la asistencia caía a la mitad en el tercer mes de cada curso, algo que todos intuían y nadie había cuantificado. Decidieron reorganizar el calendario. Ese dato valía más que todas las hojas anteriores juntas.
Por dónde empezar
- Convoca al equipo esta semana y define los cinco indicadores. No abras ninguna herramienta hasta tener la hoja de una página.
- Crea un solo formulario para el registro más frecuente que tenga tu organización, y pruébalo con quien lo va a usar en campo.
- Construye la hoja maestra desde cero con los registros nuevos. Guarda lo viejo, no lo mezcles.
- Agenda ya la primera reunión mensual con el tablero, aunque el tablero todavía no exista. La fecha obliga a terminarlo.
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