La planeación anual de muchas organizaciones sociales ocurre así: la dirección prepara una presentación con los proyectos aprobados y los que están en trámite, el equipo la escucha, se reparten responsabilidades y se sale con la sensación de que el año ya estaba decidido antes de entrar a la sala. Los datos del año anterior, si aparecen, lo hacen como un resumen de cifras de cobertura en la segunda diapositiva. Nadie los usa para cambiar nada, porque nada estaba abierto a cambiar.
Nosotros proponemos otra cosa: una sesión de medio día, con todo el equipo, donde el punto de partida no sea el plan sino el tablero. Lo que se hizo en el año, lo que cambió y lo que no, en números y en historias, antes de hablar de lo que viene. No hace falta un facilitador externo. Hace falta preparación y una agenda que se respete.
Preparación
La sesión sale bien o mal en la semana anterior. Tres cosas tienen que estar listas.
La primera es el tablero cerrado. Si la organización lleva indicadores durante el año (aunque sean tres, como sugerimos en /blog/indicadores-de-impacto-linea-base-metas/), alguien tiene que cerrarlos a 31 de diciembre y preparar una hoja con cada indicador en tres columnas: línea base o meta, resultado del año, diferencia. Sin interpretación todavía. Si la organización no lleva indicadores, la preparación es distinta: se reúne lo que haya (listas de asistencia, informes a financiadores, fichas de ingreso) y se saca de ahí lo que se pueda contar. Será menos preciso, y hay que decirlo así en la sesión.
La segunda es que cada persona del equipo llegue con dos cosas escritas: una decisión que tomó durante el año y que volvería a tomar, y una que no. Una línea cada una. Esto cambia la sesión, porque la gente llega habiendo pensado y no a escuchar.
La tercera es la logística de siempre, que suele fallar: un espacio sin interrupciones, cuatro horas protegidas en el calendario de todos, los teléfonos guardados salvo en la pausa, y alguien designado para tomar nota que no sea la dirección.
Agenda de la sesión
Cuatro horas, cuatro bloques.
El primer bloque, de una hora, es leer el tablero. Se proyecta la hoja de indicadores y se recorre uno por uno. Para cada indicador, la pregunta es la misma: ¿qué explica este número? No se discute todavía qué hacer; solo se busca entender. Alguien dice que la asistencia bajó en el segundo semestre y otra persona recuerda que coincidió con el cambio de sede. Eso se anota. Lo importante es que el equipo de campo hable, porque suele ser quien conoce las causas.
El segundo bloque, de una hora, es el de las decisiones del año. Cada persona lee sus dos líneas. Sin debate largo: se escuchan todas, se agrupan las que se parecen, y se marcan las que aparecen más de una vez. En nuestra experiencia, de un equipo de 15 personas salen tres o cuatro temas que casi todos mencionan, y esos son los que de verdad importan.
Pausa de veinte minutos. No se recorta.
El tercer bloque, de una hora, es el de decidir. Con el tablero y los temas en la pared, el equipo responde tres preguntas: qué dejamos de hacer, qué hacemos distinto, qué empezamos. En ese orden, porque lo más difícil es dejar de hacer cosas y si se discute al final nunca se llega. Cada respuesta tiene que estar ligada a algo que se vio en el primer o segundo bloque; una propuesta que no se apoya en ningún dato ni en ninguna decisión del año se anota aparte como idea, no como acuerdo.
El cuarto bloque, de cuarenta minutos, es el de los indicadores del año que empieza. Se revisa si los que se llevaban siguen sirviendo, se ajustan metas con el dato real de partida y se elige, como mucho, un indicador nuevo. Se cierra con cada persona diciendo en una frase qué se lleva de la sesión.
Las decisiones que salen
Lo que sale de una sesión así es más concreto de lo que suele salir de una planeación tradicional, precisamente porque empieza por lo que pasó.
Un ejemplo. Una corporación de 12 personas que trabaja prevención de violencias con adolescentes en Medellín hizo su primera sesión de este tipo en enero. El tablero mostraba que la permanencia en el programa era del 70 % en las instituciones educativas y del 40 % en los grupos abiertos de barrio. Nadie lo había visto así, porque los informes a financiadores agregaban todo. En el bloque de decisiones del año, cuatro personas habían escrito, con distintas palabras, que abrir los grupos de barrio sin un aliado local había sido un error. El acuerdo fue claro: en el año nuevo no se abre ningún grupo de barrio sin una organización comunitaria que lo sostenga, y se concentra el esfuerzo en las instituciones educativas, donde el dato era bueno. Un consultor externo habría tardado un mes en llegar a esa conclusión, y el equipo la sacó en una tarde porque los datos y la experiencia estaban en la misma sala.
Otras decisiones típicas: dejar de recoger un indicador que nadie usó en todo el año; cambiar el calendario de actividades porque los datos muestran meses de caída; dedicar a una persona medio día a la semana al seguimiento que no se hizo; renegociar con un financiador una meta que el dato real muestra inalcanzable.
Y una decisión que casi siempre aparece y que conviene aceptar: hay cosas que no se pudieron responder porque el dato no existía. Esa lista es tan valiosa como las otras, porque define qué se va a medir este año.
Cómo registrarlas
Una sesión sin registro es una buena conversación. El registro tiene que salir de la sala el mismo día, y no en forma de acta de diez páginas.
Lo que usamos es una hoja con cuatro bloques, que corresponden a los de la agenda. Lecturas del tablero: para cada indicador, una línea con la explicación que dio el equipo. Decisiones del año: los tres o cuatro temas que se repitieron. Acuerdos: qué dejamos de hacer, qué hacemos distinto, qué empezamos, con una persona responsable y una fecha de revisión para cada uno. Indicadores del año: la lista final, con metas.
Esa hoja se comparte con todo el equipo esa misma semana y se vuelve a abrir en dos momentos: a mitad de año, para revisar los acuerdos, y en la sesión de enero siguiente, como primer documento sobre la mesa. Así, la planeación deja de empezar de cero cada vez y la organización construye memoria de sus propias decisiones. Si ya tienes un registro de decisiones como el que describimos en /blog/cultura-organizacional-equipos-territoriales/, los acuerdos van ahí.
Por dónde empezar
- Fija la fecha de la sesión con al menos dos semanas de anticipación y protege cuatro horas en el calendario de todo el equipo.
- Cierra el tablero del año en una hoja de tres columnas por indicador; si no hay tablero, reúne lo que exista y cuenta lo que se pueda contar.
- Pide a cada persona que llegue con dos decisiones escritas: una que repetiría y una que no.
- Nombra a quien va a tomar nota y acuerda que el registro, en una hoja, se comparte el mismo día.
Si quieres que lo miremos juntos, una conversación de 20 minutos basta.