Una corporación que trabaja con familias campesinas en Boyacá nos mostró su «sistema de medición»: una hoja de cálculo con 47 columnas, de las cuales 31 estaban vacías desde hacía meses. La habían diseñado con mucho cuidado dos años antes, en una sesión de planeación, con la mejor intención. Pero el equipo de campo, que son tres personas, no tenía cómo llenarla. Así que medían lo que podían, cuando podían, y al final del año armaban el informe con lo que había.
No es un caso raro. Según el Perfil Digital del Sector Social 2024, de Propel y 60 Decibels, el 68 % de las organizaciones sociales de América Latina considera que usar datos para tomar decisiones es su máxima prioridad en digitalización. Y, en el mismo estudio, solo el 21 % usa herramientas de gestión de datos. La distancia entre querer medir y poder hacerlo es enorme, y en nuestra experiencia se explica, en buena parte, por cinco errores que se repiten en organizaciones pequeñas. Los recorremos uno por uno, con un ejemplo y una corrección.
Error 1: medir todo
Es el más común. En la sesión de planeación todo parece importante, así que se definen veinte o treinta indicadores. El resultado es una hoja de cálculo que nadie puede sostener y que se abandona en silencio a los tres meses.
Una fundación de ocho personas que acompaña a mujeres emprendedoras en Antioquia tenía 24 indicadores definidos. Al revisarlos con ellas, encontramos que 15 nunca se habían calculado, 6 se calculaban pero no servían para nada y 3 eran los que de verdad usaban en sus reuniones.
La corrección es simple de enunciar y difícil de aceptar: quédate con los indicadores que puedas recoger con el equipo que tienes, no con el que quisieras tener. Una organización pequeña puede sostener entre tres y cinco indicadores bien recogidos. Es mucho mejor tener tres cifras confiables que veinte estimadas.
Error 2: medir tarde
El segundo error es recoger la información solo cuando toca entregar el informe. Se reconstruye desde la memoria, desde listas de asistencia dispersas, desde fotos del celular. Las cifras salen, pero nadie confía mucho en ellas, y sobre todo no sirvieron para corregir nada durante el proyecto.
Una organización que da formación a jóvenes en Cali hacía una encuesta de satisfacción al final de cada ciclo de seis meses. Para cuando leían los resultados, el ciclo había terminado y el siguiente ya había empezado con el mismo diseño.
La corrección: define un momento fijo y corto para registrar la información, idealmente en el mismo día en que ocurre la actividad. Un formulario de cinco preguntas que se llena al cerrar cada sesión vale más que una encuesta larga al final del año. Y revisa los datos cada mes, no cada semestre, para poder ajustar a tiempo.
Error 3: medir para el financiador y no para decidir
Muchas organizaciones miden exactamente lo que el financiador pide y nada más. Es comprensible: el informe es obligatorio y el tiempo es escaso. Pero el resultado es que los datos existen y no alimentan ninguna decisión propia. La organización rinde cuentas, pero no aprende.
Una corporación cultural en Bogotá tenía cifras impecables de «número de personas alcanzadas» porque eso pedía su principal cooperante. No tenía ni una sola cifra sobre cuántas de esas personas volvían, que era lo que de verdad le preocupaba a la directora.
La corrección pasa por una pregunta: ¿qué decisión tomarías distinto si tuvieras este dato? Si la respuesta es «ninguna», el indicador es solo de reporte. Está bien tenerlo, pero no debería ser el único. Añade al menos un indicador que responda a una pregunta tuya, no del financiador.
Error 4: confundir actividad con resultado
«Realizamos 40 talleres con 600 participantes» es una actividad. No dice nada sobre lo que cambió en esas 600 personas. Es el error más extendido en los informes del sector social, y también el más difícil de corregir, porque medir resultados cuesta más que contar asistentes.
La corrección no exige una evaluación de impacto con grupo de control. Exige elegir un cambio observable y preguntarlo. Si el taller era sobre finanzas familiares, el resultado puede ser «porcentaje de participantes que llevan un registro de gastos tres meses después». Es un indicador modesto, se recoge con una llamada o un mensaje, y dice mucho más que el número de asistentes. La regla práctica: por cada indicador de actividad, al menos uno de resultado.
Error 5: no tener línea base
El quinto error anula a todos los demás. Si no sabes cómo estaba la situación antes de intervenir, no puedes decir que algo cambió. Muchas organizaciones empiezan a medir en la mitad del proyecto, cuando alguien lo pide, y pierden para siempre la posibilidad de comparar.
Una fundación que trabaja en convivencia escolar en el Cauca llevaba dos años con un programa y quería demostrar que había reducido los conflictos en los colegios. No tenía ningún registro de cómo estaban las cosas antes de empezar. Lo único que podía mostrar era la situación actual, sin referencia.
La corrección es la más sencilla de aplicar y la que más se olvida: antes de empezar cualquier intervención nueva, recoge los mismos tres o cinco indicadores que vas a seguir después. No hace falta que sea perfecto. Hace falta que exista. Una línea base imperfecta recogida a tiempo vale infinitamente más que una perfecta que nunca se hizo.
Tres indicadores bastan para empezar
Si tu organización reconoce varios de estos errores, la tentación es rediseñarlo todo. No lo hagas. La experiencia de las organizaciones que sí logran medir, como muestran los casos del Perfil Digital 2024, es que avanzan de forma progresiva, de lo pequeño a lo grande. Lo que recomendamos es:
- Elige un solo programa o proyecto y define para él tres indicadores: uno de actividad, uno de resultado y uno que responda a una pregunta tuya, no del financiador.
- Recoge la línea base esta semana, aunque sea con una llamada o un formulario corto. Si el proyecto ya empezó, recoge lo que haya hoy y márcalo como punto de partida.
- Fija un momento de registro ligado a la actividad (al cerrar cada sesión, cada visita) y un momento de lectura mensual de 30 minutos con el equipo.
- Después de tres meses, evalúa si los tres indicadores se sostuvieron. Si sí, añade uno o dos. Si no, quita antes de añadir.
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